Danielle Schippers ist Referentin im BBK für die LÜKEX mit dem Schwerpunkt Risiko- und Krisenkommunikation. Sie leitet das „Nationale Medienzentrum“ kurz NMZ in der LÜKEX 18, das als eine von vielen Steuerungsgruppen in der Zentralen Übungssteuerung den „Sparringspartner“ für die übenden Kommunikatorinnen und Kommunikatoren darstellt.
Was ist das Nationale Medienzentrum und wer arbeitet darin?
Das Nationale Medienzentrum (NMZ) ist die fiktive Medienwelt, die wir in der LÜKEX aufbauen, eine Simulation, die in der Übung den übenden Kommunikatoren als „Sparringspartner“ dient. Bei den übenden Kommunikatoren handelt es sich um die Personen, die in den beübten Krisenstäben den Bereich der Kommunikation über-nehmen, in ihrem Alltag stammen sie aus Pressestellen, den Teams der Öffentlich-keitsarbeit sowie den Social-Media-Teams. Im NMZ wird als Teil des Drehbuchs die journalistische Berichterstattung und Social Media simuliert. Das NMZ wird mit echten Journalistinnen und Journalisten sowie Social-Media-Expertinnen und Experten besetzt, die in einer abgeschlossenen Medienplattform die echte Medienwelt, wie z.B. regionale und überregionale Tageszeitungen, Blogs, Fachforen, soziale Netzwerke wie z.B. Facebook (bei uns heißt es „lükbook“) und Microblogs wie Twitter (nennen wir „sheepper“), aber auch Radio, TV und Websites bespielen können und fiktive Reaktionen aus der Bevölkerung einbringen.
Risiko- und Krisenkommunikation ist ein wichtiger Aspekt im Krisenmanagement. Durch das NMZ können auch die Kommunikatoren der übenden Ressorts, Länder und KRITIS-Unternehmen ihre Einbindung und Aufgaben in der Krisen-organisation ihrer eigenen Institution üben. Sie müssen wie in der Realität als Teil der übenden Stäbe die fiktive Medienwelt beobachten und bewerten, auf Anfragen und die Berichterstattung reagieren, Medienmeldungen produ-zieren, Pressekonferenzen organisieren, Hörfunk-Interviews geben, die Leitung der Krisenstäbe unterstützen und über verschiedene Kanäle kommunizieren. Damit beeinflussen sie den Verlauf der Übung.
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Welche Ziele werden denn mit diesem großen Aufwand verfolgt? Wo liegt der Sinn des NMZ?
Die erfolgreiche Bewältigung einer Krise beinhaltet, dass die Akteure auch die Werkzeuge der strategischen Risiko- und Krisenkommunikation beherrschen. Das bedeutet, dass die Akteure des Krisenmanagements nicht nur befähigt sein müssen, die Krise erfolgreich zu bewältigen, sondern auch die Betroffenen und die gesamte Bevölkerung gezielt, abgestimmt und kompetent über die klassischen Medien und Social-Media-Kanäle über die Krise zu informieren. Eine zielführende Kommunikation kann maßgeblich die negativen Folgen für die Bevölkerung minimieren und die Bewältigung positiv beeinflussen. So kann nicht nur das Vertrauen der Bevölkerung in das staatliche Krisenmanagement gestärkt, sondern auch die Selbsthilfe- und Selbstschutz-Fähigkeiten der Bevölkerung verbessert werden. Die meisten Kommunikatoren werden in ihrem Berufsleben wahrscheinlich und hoffentlich nie mit einer Krise mit dem Ausmaß konfrontiert, wie sie in der LÜKEX in einer künstlichen Umgebung erzeugt wird. Sie üben aber an diesem fiktiven „worst case“ die Strukturen in einem solchen Fall.
Mit dem NMZ wird sehr viel Aufwand betrieben, damit sich die übenden Kommunikatoren leicht in das Szenario hineindenken können und sich die künstliche Medien-Umgebung möglichst „echt“ anfühlt. So bieten wir in der LÜKEX den übenden Krisenmanagementstrukturen die Möglichkeit, die Risiko- und Krisenkommunikation interaktiv mit dem NMZ nachzustellen und so aktiv zu beüben. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse und Verbesserungspotentiale können perspektivisch für die erfolgreiche und abgestimmte Risiko- und Krisenkommunikation in der jeweiligen Krisenmanagementstruktur genutzt werden.
Fiktive Presseartikel schreiben ist nun keine Kunst, was ist denn das Besondere am NMZ?
Für die Übung wurde der Microblog "sheepper" angelegt, der an Twitter und dessen Logo an den zwitschernden Vogel angelehnt ist
Der vielleicht wichtigste Aspekt und ein Alleinstellungsmerkmal des NMZ und damit der LÜKEX ist die Interaktivität der Mediensimulation. Durch die Personenstärke, die Expertise der Personen im NMZ und eine sehr enge permanente Abstimmung mit dem Drehbuch in Echtzeit, sind wir in der freiverlaufenden Übung in der Lage, dynamisch, und realistisch direkt auf die Übenden zu reagieren. Das heißt, dass die Journalis-tinnen und Journalisten im NMZ „live“ beispielsweise Radio-Statements bei den Übenden einholen und in die Übung einspielen, Pressemitteilungen in Zeitungsberichten verarbeiten und kommentieren oder politischen Druck durch die Berichterstattung aufbauen, je nachdem wie diese sich in der Übung verhalten. Ebenso kann die Gruppe Social Media über die fiktiven sozialen Medien direkt mit den Kommunikatoren der übenden Institutionen in den Dialog treten und sich dort so verhalten, wie es in der Realität auch geschieht. Dabei berücksichtigen wir die realen Charakteristika sehr unterschiedlicher Gruppen mit unterschiedlichen Bedürfnissen, mit denen Social-Media-Verantwortlichen in ihrem Alltag zu tun haben.
Diese dynamische, reaktive und dialogorientierte Mediensimulation ermöglicht es uns auch, das VOSTbw (Virtual Operations Support Team Baden-Württemberg) zu beüben. Außerdem sind die fiktiven Medien für die Übung, wie in der Realität, wichtige Impulsgeber. So können wir, wenn nötig, in die Übung steuernd eingreifen, beispielweise einen Krisenstab mehr oder weniger stark unter Druck setzen oder Fake News einstreuen, um damit die politische Ebene zu einer Reaktion bewegen.
Was genau ist denn Ihre Aufgabe als Leitung des NMZ?
In der Übungsdurchführung ist das NMZ eine von mehreren Steuerungsgruppen. Unsere Aufgabe ist es, gemeinsam mit einem Team, die Mediensimulation zu koordinieren und die Abläufe zu überwachen, so dass der Stand immer zum aktuellen Szenario und den Bedarfen der jeweiligen Krisenmanagementstrukturen passt. Bei so vielen übenden Ländern, Ressorts und KRITIS-Unternehmen mit verschiedenen Schwerpunkten und einem relativ komplexen Szenario einer freiverlaufenden Übung mit Zeitsprüngen bedarf das einer durchdachten und strikten Koordination. Das bedeutet, dass wir, unterstützt durch unsere Gruppenleiter für die Untergruppen Presse und Social Media, die Teilnehmenden im NMZ immer wieder auf dem aktuellen Stand des Szenarios halten müssen und alle Artikel, Tweets, Breaking News o.ä. auf Übereinstimmung mit dem aktuellen Szenario überprüft werden müssen. Wenn beispielsweise Entscheidungen in den Krisenstäben getroffen werden, die im vorgedachten Drehbuch nicht enthalten waren, müssen diese mit der fiktiven Lage abgeglichen werden und in die fiktive Medienarbeit eingebracht werden. Die Leitung des NMZ muss wie die Leitungen der anderen Steuerungsgruppen zudem verhindern, dass „Selbstläufer“, also beispielsweise Pressemeldungen, die nicht zum Szenario passen oder das Drehbuch nachhaltig verändern würden eingespielt werden. Diese müssen wir detektieren und durch entsprechende Reaktionen aus dem NMZ nachsteuern.
Auch vor der Übungsdurchführung, in der Vorbereitungsphase der LÜKEX 18 gab es wichtige Aufgaben, die nötig waren, um das NMZ überhaupt einrichten zu können. Zunächst wurde analysiert, wie die von den Übenden gesteckten Übungsziele erreicht werden können. Auf dieser Basis haben wir Personen aus dem Journalismus und den Bereichen Social Media, Bevölkerungsschutz, Stabsarbeit, aber auch Fachleute aus der Gaswirtschaft und dem Fachgebiet Recht mit spezieller Expertise ausgewählt und das NMZ personell besetzt.
Einige Medieneinlagen mussten vorproduziert werden, hauptsächlich unsere Nachrichten „LÜKEX TV“. Diese Sendungen mit Statements der echten handelnden Akteure sind Teil der Ausgangslagen nach den Zeitsprüngen, die in die Übung eingebaut werden mussten. Damit können sich die Übenden sehr gut in die jeweils bestehenden Lagen hineindenken. Auch diese Einlagen müssen sehr eng mit dem Drehbuch abgestimmt sein, denn die darin gegebenen Statements und enthaltenen Fakten müssen genau zur fiktiven (taktischen) Zeit passen, zu denen die TV-Nachrichten in die Übung eingespielt werden.
Eine Aufgabe in der Vorbereitung, die für die die Arbeit im NMZ essentiell war, war die Beschaffung einer geeigneten IT-Lösung für die Mediensimulation. Wir brauchten eine nach außen abgeschlossene Umgebung, die Websites, Online-Ausgaben von Zeitungen und Social Media nachstellen kann und so nah an der Realität ist, dass die Übenden auch wirklich unter Druck geraten. Wir nutzen für die LÜKEX 18 das Modul Crisis Media, eine Software von XVR Simulation. Darin haben wir die Übungsumgebung so gestaltet, dass alle Kommunikatorinnen ihre Kanäle üben können, die sie in der Realität auch nutzen.
Eine weitere wichtige Aufgabe während der Übung ist die Berichterstattung an die Übungsleitung durch regelmäßige Koordinierungsbesprechungen, in denen die Leitung des NMZ dann wie die anderen Steuerungsgruppen vorträgt und die Vorbereitung der Berichte an die politische Leitung der Übung (BMI).
Und wie wird das Ganze dokumentiert, um die Ergebnisse nachhaltig zu nutzen?
In der Übungssteuerung erfassen wir Ergebnisse und Erkenntnisse mit vorher definierten Auswertungsfragen und Beobachtungsschwerpunkten. Auch die Übenden werden direkt nach der Übungsdurchführung mittels Online-Fragebögen befragt, wie sie die Übung empfunden haben, wie sie zurecht gekommen sind, welche Schlüsse sie für sich selber ziehen konnten, wo sie Optimierungspotenzial in der Übung aber auch in ihrer Krisenorganisation oder bei den eigenen Kenntnissen sehen.
Daraus leiten wir Beiträge für den Auswertungsbericht ab, der aus den Auswertungen aller übenden Krisenstäbe und steuernden Elementen zusammengesetzt ist damit nach der Übung der Bereich der Kommunikation entsprechend im Auswertungsbericht repräsentiert und aufgearbeitet wird. Das stellt sicher, dass die Erfahrungen aus der Mediensimulation in der LÜKEX 18 nachhaltig gewinnbringend für die Risiko- und Krisenkommunikation der Übenden und damit für das gesamtstaatliche Krisenmanagement eingesetzt werden.
